MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS

MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS

Manajemen waktu adalah sebuah aktifitas yantuk memanfaatkan waktu yang tersedia dan potensi-potensi  yang tertanam dalam diri kita untuk mencapai tujuan-tujuan penting dalam kehidupan kita. Untuk itu kita  jangan membuang waktu, karena seluruh masa depan kita hidup di dalamnya. Setiap hari baru memberi  kesempatan baru, namun apakah kesempatan itu kita gunakan untuk mencapai peningkatan atau tidak  mencapai apa-apa, tergantung cara kita memperlakukan waktu berharga itu. Mitos Tentang Manajemen Waktu Sebenarnya tidak ada cara untuk mengelola waktu. Kita sama-sama mendapatkan 24 jam seharinya,  dan waktu terus berjalan, tidak peduli bagaimana kita memilih untuk menghabiskannya atau apakah kita  menyelesaikannya dengan membaginya menjadi tujuh hari per minggunya. Namun meski berpikir kita tidak dapat benar-benar mengelola waktu, kita dapat memanam diri kita sendiri,  lingkungan kita, tanggung jawab kita, pilihan-pilihan kita dan kesempatan kita. Waktu secara sederhana  merupakan konteks dimana kita bertindak. Itu bukan sesuatu dimana kita dapat tarik atau kompres atau  benar-benar kita kelola. Mitos Mengelola Waktu mendapat semacam popularitasnya di sekolah bisnis dan sebagainya karena  hal itu dibangun atas pengagungan terhadap hal-hal yang dianggap baik secara universal, seperti halnya :  produktivitas dan efisiensi. Siapa sih yang dalam kehidupan pribadi atau kehidupan usahanya, yang tidak  ingin untuk berpikir tentang sesuatu yang produktif atau efisien?. Sebaiknya berhenti bicara tentang manajemen waktu dan mulai mempromosikan tentang   Manajemen Diri Sendiri. Kita meningkatkan rasa kepuasan dan kenikmatan dalam hidup ketika kita   menaruh yang utama di tempat pertama. Kita perlu mulai menginvestasikan waktu, energi, dan sumber  daya menurut prioritas (hal-hal yang benar-benar berarti bagi kita). Bukan Perbaikan yang Cepat Tidak ada solusi sederhana atau settingan tips atau satu ukuran yang cocok untuk semua rencana yang  akan menyelesaikan semua isu dalam organisasi untuk setiap individu. Orang-orang mengubah kebiasaan  mereka untuk dua alasan : mereka telah mencapai "titik rasa sakit" akibat kronisnya gaya hidup tak  beraturan yang mereka jalani, atau mereka terinspirasi oleh apa yang mungkin bisa terjadi dalam  kehidupan mereka jika mereka menjadi orang yang lebih terorganisir Dimulai Dengan Prioritas Sejumlah orang percaya bahwa manajemen waktu adalah menetapkan tujuan-tujuan dan agenda, memecah  tugas-tugas menjadi bagian yang bisa dikelola, dan menjaga banyak daftar pekerjaan. Mereka yang  mampu mengatur waktu mereka dengan cara yang berharga dimulai dengan membuat ruang bagi prioritas  mereka. Sekali mereka mampu mengidentifikasi hal-hal yang benar-benar berharga bagi mereka, mereka  dapat mulai mengorganisasi seputar prioritas pribadi mereka.  Tidak ada yang lebih berkuasa dan menjadi  motivator yang tahan lama dibanding mengidentifikasi dan menyambut prioritas. Jenis Waktu Waktu dapat dikategorikan dalam 2 jenis, yaitu : Waktu yang sulit untuk diatur atua dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan lain. Waktu jenis ini biasanya  dihabiskan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan primer manusia. Waktu ini tidak dapat digunakan  untuk kepentingan lain, dan tingkat urgensinya tinggi untuk menjaga keseimbangan hidup manusia. Waktu yang dapat diatur. Waktu jenis ini dapat ditemukan dalam aktifitas kerja manusia dan sebagian  dalam kehidupan pribadi manusi. Waktu jenis ini terbagi 2, yaitu waktu puncak (waktu prima, dimana  semangat dan etos kerja tinggi) dan waktu lembah (waktu dimana semangat dan etos kerja rendah,  misalnya saat-saat akhir kerja). Pengenalan tentang waktu dapat memberikan Pemahaman tentang waktu dan selanjutnya diharapkan dapat  menjadi pengendali waktu bukan sebaliknya. Apa sesungguhnya waktu ? Waktu adalah interval antara awal  dan akhir, dan manajemen waktu adalah upaya mengatur waktu atau menggunakan waktu dengan baik agar  semua pekerjaan terselesaikan sesuai yang diharapkan. Karakteristik waktu secara umum adalah: Kecepatan waktu adalah konstan (tetap) yaitu satu hari terdiri dari 24 jam, satu jam 60 menit dan  satu menit 60 detik, dimanapun berada perhitungannya akan sama. Waktu terus berlalu dan maju, jika diwaktu lalu ada rentetan kejadian yang menyertainya maka,  sekarang hanya jadi kenangan, tak mungkin waktu lampau kembali, begitu juga waktu akan datang tak  mungkin jadi waktu kini. Waktu yang akan datang hanya rentetan harapan yang kita rencanakan diwaktu  kini. Waktu terus berlalu dan maju, hidup kitapun harus terus berjalan dan maju. Bisa dihitung, seperti telah dikatakan di atas, waktu dimanapun sesungguhnya dapat kita hitung berapa hari,  berapa jam, berapa menit dan berapa detik. Memiliki keterbatasan, 1 hari hanya terdiri dari 24 jam, setelah pagi akan ada siang, setelah siang akan ada  malam dan setelah malam karena keterbatasa waktu itu sendiri akan kembali jadi pagi dan begitu seterusnya. Tidak pernah berhenti, waktu berjalan dan berputar terus tanpa henti seirama dengan kehidupan. Setelah kita memahami karakteristik waktu, ada baiknya mencoba menganalisa dan melihat faktor-faktor yang jadi  penyebab tersitanya waktu. Faktor-faktor yang Menyebabkan Tersitanya Waktu Tidak ada target yang jelas Hidup seharusnya sebuah rencana besar yang kita lakukan untuk diri sendiri, tapi sayangnya seringkali lupa  membuat suatu target di dalam kehidupan. Target yang dimaksud disini target tentang hal lain di luar umur,  jodoh dan kematian, misal menetapkan target karir untuk masa tua, membeli rumah, mobil dlsb. Dengan  adanya target maka hidup jadi terarah dan waktupun dapat diatur sebaik-baiknya. Tak ada prioritas kerja Banyak dari kita menganggap adanya prioritas kerja membuat kita merasa jadi robot dan tidak enjoy menikmati  hidup. Kita lupa bahwa usia produktif sangat terbatas, dengan menetapkan prioritas di usia produktif untuk  melaksanakan pekerjaan besar yang hasilnya akan dinikmati saat usia tua.Tetapkanlah prioritas, kerjakanlah  kegiatan ataupun pekerjaan besar yang memiliki dampak panjang, pada usia produktif. Jangan sia-siakan masa  mudamu. Menunda pekerjaan Kebiasaan menunda pekerjaan seringkali menyebabkan kehabisan waktu dan tenaga saat akan mengerjakannya,  sehingga bila dipaksakan melaksanakannya maka hasilnya bukanlah yang terbaik karena dilakukan dengan sisa-sisa  waktu dan tenaga. Terlalu banyak melakukan pembicaraan yang tidak perlu Asyik mengobrol melalui telpon ataupun secara langsung kerap membuat tak sadar telah menghabiskan waktu yang  seharusnya dapat digunakan untuk kegiatan lebih bermanfaat. Sosialisasi memang perlu, tapi hindarilah bergosip  karena dampaknya luar biasa. Ingin mengerjakan sesuatu dengan sempurna Keinginan itu memang sesuatu yang wajar, tapi kita harus tetap memperhatikan waktu. Ukuran kesempurnaan buat  tiap orang berbeda, jika keinginan itu membuat kita mendapatkan julukan “Mr Late” karena selalu menyelesaikan  tugas terlambat , apakah kita suka? Jika keinginan mengerjakan sesuatu dengan sempurna adalah kebiasaan dan  sifat kita sementara kita punya batas waktu mengerjakannya, maka buatlah perencanaan cermat sebelum melakukan  pekerjaan tersebut. Perencanaan dan target akan menghasilkan pekerjaan yang lebih baik dibandingkan yang tanpa  perencanaan. Kurangnya Pendelegasian tugas Sifat kurang percaya pada orang lain dan ingin semua pekerjaan selesai dengan sempurna seringkali membuat  tersitanya waktu yang kita miliki. Perlu kiranya diingat bahwa pekerjaan yang dilakukan orang lain mungkin tidak  sebaik jika dilakukan sendiri, akan tetapi jika pekerjaan tersebut tidak yang utama kenapa tidak didelegasikan saja  pada orang lain dengan tetap diawasi. Hal itu dapat lebih meringankan pekerjaan, waktu yang ada dapat di gunakan  melakukan pekerjaan lain yang lebih berkualitas disamping dapat meningkatkan rasa percaya diri, kebahagiaan dan  rasa hormat dari orang yang kita kasih tugas. Tidak dapat mengatakan “tidak" Ajakan teman atau saudara untuk jalan-jalan ataupun sekedar shopping seringkali membuat sulit untuk mengatakan  “tidak" dengan berbagai sebab.Tapi pernahkah kita menghitung  waktu yang digunakan untuk ngobrol atau shoppig?  Penulis yakin waktu yang diperlukan untuk itu lebih dari dua jam, coba bayangkan jika waktu tersebut dipergunakan  mengerjakan pekerjaan di rumah, berapa banyak pekerjaan yang dapat kita lakukan? Menonton tayangan televisi Banyaknya acara-acara menarik di televisi memancing timbulnya kebiasaan baru keasyikan menonton TV menyita waktu  dan membuat enggan melakukan pekerjaan apapun. Penataan ruang kerja ataupun rumah yang kurang nyaman Monoton itu mebosankan itu membuat enggan melakukan pekerjaan akibatnya sulit diperoleh hasil kerja yang baik. Karena  itu cobalah menata ulang ruang kerja atau rumah menimal satu tahun sekali untuk memberikan suasana baru. Bacaan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan Rajin membaca itu memeng perlu dan dapat menambah wawasan kita, akan tetapi apabila kita membaca bacaan yang  tidak ada hubungan dengan pekerjaan waktu jam kerja, akibatnya banyak waktu terbuang percuma. Bacalah bacaan  tersebut menjelang tidur atau di waktu luang di luar jam kerja. Tamu-tamu Kedatangan tamu yang tidak berhubungan dengan tugas dan pekerjaan seperti sahabat, saudara dan sebagainya seringkali  membuat waktu kerja kita banyak tersita. Konflik Konflik yang terjadi antar teman atau lingkungan membuat merasa tidak nyaman berada di ruangan, ini membuat kita pergi  ke ruangan lain hanya untuk menghindar. Pada waktu menghindar pekerjaan yang sedang kita kerjakan terbengkalai dan  lagi-lagi kita kehilangan waktu. Kiat Manajemen Waktu Bagi siapapun, melakukan manajemen waktu secara bijak amat penting. Bila Anda melewatkan janji penting dan tenggat waktu,  tak ayal ini bakal mengganggu alur karir dan kehidupan sosial Anda. Buntutnya, timbul rasa bersalah, frustrasi, dan perasaan buruk  lain. Berikut tips manajemen waktu yang tepat dari George Mason University. 1. Lakukan survai waktu pribadi. Untuk mulai mengatur waktu, Anda harus tahu pasti bagaimana Anda menggunakan waktu. Survai waktu akan membantu Anda  memperkirakan berapa banyak waktu yang telah Anda habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk memperoleh perkiraan akurat,  Anda dapat melihat waktu yang telah dihabiskan selama satu minggu. 2. Perhatikan jadwal harian. Ada beragam jadwal waktu yang sesuai dengan kepribadian Anda. Begitu Anda memutuskan satu gaya tertentu, langkah berikut  adalah membentuknya. Yang paling baik sisakan sedikit waktu untuk istirahat pada tiap jam, sedangkan setengah jam lainnya  disiapkan untuk jadwal yang benar-benar padat. 3. Jangan menjadi perfeksionis. Berusahalah agar menjadi orang sempurna yang siap menghadapi kekalahan. Tidak ada orang yang sempurna. Anda butuh tujuan  yang dapat dicapai dengan kemampuan yang ada. Tugas-tugas sulit biasanya berakhir dengan penolakan dan penundaan. 4. Belajarlah berkata tidak. Misalnya, teman dekat Anda mengajak jalan-jalan. Sebenarnya, Anda tidak tertarik. Tapi, Anda tidak sampai hati mengecewakan  orang. Berkata tidak dengan sopan selayaknya menjadi kebiasaan. 5. Belajar menentukan prioritas. Sangat penting melakukan prioritas pada tanggung jawab dan kesepakatan yang telah dicapai. Orang-orang yang tidak tahu  bagaimana melakukan prioritas bakal menjadi orang yang gemar menunda-nunda pekerjaan. 6. Gabungkan sejumlah aktivitas. Bila memungkinkan, gabungkan sejumlah aktivitas dalam satu waktu. Ketika dalam perjalanan, baca catatan-catatan penting.  Banyak cara untuk memadukan aktivitas, tapi yang penting adalah berusaha agar selalu kreatif. 7. Adaptasi diri. Setelah penjadwalan sukses dilakukan, maka tinggal Anda berusaha keras untuk menyesuaikan diri. Namun, yang paling penting  adalah bagaimana agar upaya ini dapat berhasil untuk Anda. Jadwal waktu yang tidak jujur dan jadwal kegiatan pribadi bukan  jadwal waktu yang tepat. Manajemen Waktu Bagi Orang Sukses   Berikut adalah  tips manajemen waktu orang-orang sukses:   Tetapkan tujuan dan cita-cita hidup Tanyakan pada diri sendiri, `Untuk apa saya hidup?' `Apa yang saya  inginkan?','Apa yang harus saya    lakukan?'. Lalu tulis semua jawaban  Anda dalam sebuah buku. Ingat, tetapkan tujuan dan cita-cita yang    realistis dan terukur dalam arti sesuai dengan kemampuan Anda.  Karena orang-orang yang sukses dan  bahagia adalah orang-orang yang  mengetahui tujuan hidup dan menyadari kemampuannya.   Lakukan perencanaan Luangkan waktu untuk membuat perencanaan hidup. Tetapkan  rencana apa saja yang akan dilakukan untuk  mencapai tujuan dan cita-cita hidup . Buat rencana secara cermat. Misalnya rencana  untuk menyusun  proposal, mengadakan presentasi, menemui klien,  memulai bisnis baru, dll.   Tetapkan skala prioritas Setelah membuat perencanaan, buatlah daftar hal-hal yang harus dicapai dalam waktu dekat. Misalnya,  apa yang harus diraih dalam  minggu depan, bulan depan, tahun depan, dan seterusnya. Contohnya    minggu depan harus sudah bisa `menggolkan' tender, bulan depan  sudah menjalankan proyek penting,  tahun depan  sudah bisa  menikmati hasil kerja Anda, dsb.   Batasi rencana Anda Terlalu banyak rencana juga bukanlah hal yang baik jika Anda sadar  tidak mungkin mengerjakan semuanya.  Rencana yang terlalu banyak  hanya akan membuat Anda stres. Bahkan jika Anda gagal mencapainya    Anda bisa frustasi. Buatlah rencana yang Anda yakin dapat  menyelesaikannya.   Luangkan waktu Walau kita sudah memiliki sejumlah rencana yang akan segera kita kerjakan, jangan lupa luangkan waktu    untuk melakukan hal-hal yang menyenangkan bagi pribadi kita. Misalnya tidur/beristirahat, melakukan hobi, berkumpul dengan keluarga dan sahabat, berolahraga, belanja, dan bermain internet. Tetapi jangan sampai kesenangan itu menyita waktu sehingga mengesampingkan hal-hal yang lebih penting.   (Disarikan dari berbagai sumber)